TASERA:n hallinnon henkilötietorekisteri

TAMPEREEN SEUDUN AMPUMARATAYHDISTYKSEN HALLINNON JA JOHDON SEKÄ JÄSENYHTEYSHENKILÖIDEN HENKILÖTIETOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE (10.12.2019 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Seudun Ampumaratayhdistys ry (jatkossa TASERA)

Y-tunnus: 3100679-8

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Yhdistyksen sihteeri, sihteeri@tasera.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään TASERA:n hallinnoimien ampumaratojen käyttäjien radankäyttöoikeuksien varmistamiseen, tiedottamiseen, yhteydenottoihin sekä TASERA:n jäsenyhteisöjen käyttöoikeusmääräperusteisen maksuosuuden suuruuden määrittämiseen.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Suostumus

Toimiessaan TASERA:n hallinto- tai johtotehtävissä, kokousedustajana tai TASERA:n jäsenyhteisön yhteyshenkilönä, antaa henkilö suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

• Nimi

• Jäsenyhteisön nimi

• Asema

• Postiosoite

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot

7. Tietolähde

Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään tai heidän edustamansa jäsenyhteisön kautta.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti vain yhdistyksen sisällä. Yhdistyksen toiminnan kannalta on kuitenkin välttämätöntä luovuttaa tiettyjä rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja yhdistyksen yhteistyötahoille:

• Paino- ja postituskumppanit (laskujen ja painotutteiden postitus)

• Satakunnan Lennosto ja Suomen Puolustusvoimat (kulkuluvat / ratojen käyttöoikeus)

• Mahdollisten muiden TASERA:n hallinnoimien ampumaratojen omistajat ja ylläpitäjät (radankäyttäjien yhteystiedot)

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville yhteistyö- ja palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta parhaan kykymme mukaan.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käsitellä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolella (mm. yleisesti käytetyt pilvipalvelualustat).

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään luottamustehtävän päättymisen jälkeen korkeintaan 2 vuoden ajan. Poikkeuksen muodostavat kuitenkin viralliset asiakirjat, joista sopijaosapuolten, kokouksissa läsnäolleiden tai päätösten tekoon osallistuneiden nimiä ei saa poistaa tai joiden säilyttämiselle on jonkun lain asettama vaatimus. Tällaisia ovat mm.

• Virallisten kokouksien kokouspöytäkirjat ja niiden osallistujaluettelot.

• TASERA:n ja jonkun toisen osapuolen välisen sitovan sopimuksen allekirjoittajien nimet.

• Kirjanpitoon liittyvä aineisto.

• Muut edellä mainittujen kaltaiset dokumentit.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)

• Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)

• Oikeus peruuttaa suostumus

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Mikäli henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hänen tulee olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

12. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

13. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilön valtuutus ja / tai asema TASERA:n hallinnossa muuttuu tai päättyy.

14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja hallinnollisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja parhaan kykymme mukaan koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. TASERA käyttää toiminnassaan vain yleisesti luotettuja ohjelmisto- ja palvelutoimittajia. Pääsy tietoihin on vain rajattu siten, että niihin on pääsy vain tietoja yhdistyksen toiminnassa tarvitseville henkilöille ja tahoille.

Jos kuitenkin kävisi niin, että tietomurron, tietojen oikeudettoman käytön tai muun rikollisen tai ohjeiden vastaisten toiminnan vuoksi tietoja joutuisi vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetäisiin luvattomiin tarkoituksiin. Mikäli havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.